Spese di trasferta, se pagate in contanti il rimborso è tassato

Professionisti. Il Decreto fiscale ha modificato la nuova normativa: è essenziale che la somma sia tracciata anche per non perdere la deduzione.

Il tema delle spese di trasferta dei lavoratori autonomi è stato oggetto di alcune novità contenute in diversi provvedimenti normativi che, in alcuni casi, si sono sovrapposte creando qualche difficoltà interpretativa.

Il legislatore, con il decreto legislativo 192/2024, ha riscritto le norme contenute nel Tuir sul reddito di lavoro autonomo cambiando anche alcune regole di determinazione del reddito stesso.

Per effetto di questa modifica, la disciplina viene resa più articolata in quanto l’articolo 54 del Tuir, che prima era l’unica norma che disciplinava la determinazione del reddito di lavoro autonomo, viene frammentato in più norme, dall’articolo 54 all’articolo 54-octies.

L’articolo 54 del Tuir contiene la regola generale per la determinazione del reddito mentre le successive norme prevedono regole specifiche e talvolta in deroga alla regola generale per specifici componenti di reddito, mutuando, in parte e laddove compatibile, le regole per la determinazione del reddito di impresa.

Le nuove regole, tra le altre cose, prevedono la non concorrenza alla formazione della base imponibile delle spese sostenute dal lavoratore autonomo per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente. Si pensi al caso di un professionista che soggiorna in un hotel per espletare un incarico di lavoro, che sostiene la spesa e ne chiede il rimborso al cliente per il quale sta svolgendo l’incarico che ha reso necessario il soggiorno.

La previgente disciplina considerava queste somme come compenso; pertanto, le stesse dovevano essere assoggettate a ritenuta d’acconto (oltre che a Iva e a Cassa professionale). La nuova disciplina, invece, considera questi rimborsi come non imponibili e quindi, da non assoggettare a ritenuta né a tassazione.

Successivamente, con la legge di Bilancio 2025, il legislatore, al fine di contrastare possibili fenomeno evasivi, ha previsto l’obbligo di utilizzare mezzi di pagamento tracciati per il pagamento di alcune spese, vale a dire: vitto, alloggio, viaggio e trasporti effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea servizio taxi e noleggio con conducente. Questo regime è stato previsto sia con riferimento alle spese sostenute dai dipendenti, sia con riferimento alle spese sostenute dai lavoratori autonomi. Nel prevedere questo obbligo, tuttavia, si è creato un mancato coordinamento: il legislatore ha modificato le disposizioni contenute nell’articolo 54 del Tuir dimenticando le modifiche (sia formali che sostanziali) previste nel frattempo dal decreto legislativo 192 del 2024.

Per rimettere in ordine le norme, più di recente, il cosiddetto “Decreto Fiscale” è intervenuto sul tema e ha modificato la nuova normativa prevedendo espressamente che le somme percepite a titolo di rimborso delle spese, sostenute nel territorio dello Stato, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, concorrono alla formazione del reddito se i pagamenti non sono eseguiti con sistemi tracciati.

In conclusione, quindi, il pagamento a mezzo contanti non è più ammesso e, in particolare: sono tassate le somme percepite a titolo di rimborso delle spese di trasferta, qualora sostenute nel territorio dello Stato, se i pagamenti non sono eseguiti utilizzando strumenti di pagamento diversi dal contante; analogamente, sono deducibili le medesime spese, in caso di mancato rimborso da parte del committente, sempre se il pagamento non è in contanti.

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