Come sconfiggere i mostri dell'ufficio

Le riunioni mal gestite consumano tempo ed energia. Con regole chiare, buona preparazione e partecipazione equa, è possibile evitare molti rischi tipici di inciampo.

Le riunioni mal gestite consumano tempo ed energia. Con regole chiare, buona preparazione e partecipazione equa, è possibile evitare molti rischi di inciampo.

Qual è stato il più grande risultato dei Cavalieri della Tavola Rotonda? La scoperta del Santo Graal? La decapitazione del Cavaliere Verde? O era la capacità di Sir Lancillotto di radunare la sua squadra di teste calde sgargianti, lunatiche e disperse attorno a un tavolo e condurre riunioni ordinate e mirate?

Perché molti manager possono tagliarsi un pezzo. Le riunioni mal gestite non sono solo uno spreco di risorse, ma provocano anche frustrazione tra i partecipanti, generando così energie dannose e corrosive Nell'azienda.

La domanda cruciale è questa. Cosa si può fare al riguardo?

Una parte importante di un'efficace cultura delle riunioni è conoscere i partecipanti in modo specifico e come li gestisci. Questi quattro mostri della riunione possono incontrarti nella vita quotidiana dell'Ufficio.

1. Il Gigante Del Discorso

Questi demoni pieni di parole occupano una quantità infinita di tempo per parlare. Amano il suono delle loro stesse voci – un dono di Dio al mondo. Per loro, le riunioni sono fasi su cui lasciare il segno. All'inizio, i giganti del discorso spesso suonano intelligenti.

Ma attenzione: se ascolti attentamente, ti rendi conto che parlano molto e dicono poco. Peggio ancora, non di rado i loro contributi non sono altro che lamentele prolisse che avvelenano il morale della squadra.

2. Il Demone Dei Dettagli

Dimentica il quadro generale: questo maestro delle banalità si concentra su dettagli irrilevanti e porta il gruppo in un labirinto di sciocchezze.

Sembra fare una domanda intelligente dopo l'altra, ma la verità è che non fa altro che spostare il round fuori dal punto e spostare l'attenzione su argomenti marginali insignificanti.

3. La Medusa Multitasking

Stop! Non guardare! A differenza della Medusa della mitologia greca, questo esemplare non trasforma le sue vittime in pietra, ma chiunque la guardi rispondere alle e – mail mentre scorre contemporaneamente il cellulare sarà inevitabilmente tentato di fare lo stesso. Quindi, se non vuoi correre il rischio di perdere il filo o sembrare scortese, distogli lo sguardo da lei.

La Medusa multitasking di solito crea problemi quando le riunioni si trascinano o quando giganti del linguaggio e demoni dei dettagli dominano la conversazione.

4. Il Drago Dominante

Questo mostro non è interessato ai fatti-vuole potere. Si siede alla testa del tavolo e cade nella Parola degli altri, mansplaint, afferma O confonde il round con il gergo. Sospira, geme e alza gli occhi al cielo, si siede lì con le gambe larghe o si appoggia all'indietro sulla sedia, segnalando così inequivocabilmente: sono al comando qui – o almeno mi piacerebbe.

Alcuni draghi dominanti possono essere estremamente sottili. Fai complimenti affascinanti ai tuoi colleghi o stabilisci un intenso contatto visivo. Ma non lasciarti ingannare: con il loro comportamento egocentrico, possono dare fuoco all'intero incontro.

Come sconfiggere i mostri della riunione

Innanzitutto, il caos attira il caos. Pertanto, assicurati di essere ben preparato. Quali sono i tuoi obiettivi? Hai preparato un ordine del giorno? Hai invitato le persone giuste? Hai gli occhi sul tempo? Le decisioni devono essere prese durante la riunione? Chi ritiene responsabili i partecipanti? E qualcuno prende appunti?

Ma la propria preparazione è raramente sufficiente – anche gli altri partecipanti devono essere sintonizzati sulla riunione. I cosiddetti Nudges aiutano qui: strutture e tecniche sottili che dirigono il comportamento delle persone (spesso inosservate).

Ad esempio, una sala riunioni senza sedie. Questa costellazione non familiare aumenta l'energia delle riunioni, cambia le loro dinamiche di potere e le accorcia automaticamente (ovviamente puoi anche accorciare la riunione). In alternativa, puoi installare una stazione di ricarica all'ingresso per sbarazzarti dei telefoni cellulari o scarabocchiare un'Agenda chiara e visibile sulla lavagna a fogli mobili.

Un metodo di Nudging particolarmente efficace per domare i mostri della riunione è il Blitz Round. All'inizio, chiedi ai partecipanti di preparare e presentare una breve dichiarazione sull'argomento della riunione (preferibilmente per iscritto). Inizia da un lato del tavolo e chiedi a tutti i colleghi di tenere la loro dichiarazione in meno di un minuto (usa un Timer se necessario).

Ciò consente di raccogliere una varietà di opinioni e idee senza che tutti si influenzino a vicenda o che una persona domini la discussione. Quindi anche gli introversi hanno maggiori probabilità di osare parlare. Questo approccio "Tour de Table", come lo chiamano i nostri colleghi cacciatori di mostri ufficiali francesi, costringe le meduse Multitasking a prestare attenzione e i giganti del discorso a essere brevi. E i demoni del dettaglio e i draghi del dominio non hanno altra scelta che concentrarsi sull'essenziale o sui fatti, rispettivamente.

Ci sono molti altri metodi di questo tipo espandere la propria cassetta degli attrezzi può rendere le riunioni più produttive e tenere a bada i mostri. Perché condurre riunioni è un'arte.

Negli ultimi anni si è sviluppata una vera scienza intorno alle riunioni. I ricercatori hanno analizzato ciò che interferisce con le riunioni e hanno elaborato una varietà di soluzioni. La linea di fondo è chiara: dobbiamo prepararci meglio ed essere più concentrati, e abbiamo bisogno di una partecipazione equa durante le riunioni e di un seguito coerente in seguito.

Vale quindi la pena dare un quadro positivo alle riunioni e utilizzare un ultimo elemento di produttività: lavagne a fogli mobili o lavagne, su cui è possibile registrare subito Todos, proposte, soluzioni e altre buone idee.

Questo testo è un estratto dal libro "Office Monsters. Una guida di sopravvivenza per la follia quotidiana sul posto di lavoro " di Martin Eppler e Andri Hinnen.