I documenti da conservare

Bollette, scontrini, multe, ricevute, rapporti con le pubbliche amministrazioni: una piccola guida utile per conoscere quali documenti vanno conservati e soprattutto per quanto tempo.

COMMERCIALISTA

5 novembre 2025

A cura della redazione

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Riepiloghiamo in una tabella i tempi di conservazione minimi della documentazione a cui ogni cittadino deve fare attenzione.

Invasi dalle carte

Ogni anno, ognuno di noi deve fare i conti con una valanga di “carte” che ci riguardano (si pensi ai pagamenti effettuati, le certificazioni ecc.); gran parte di questa documentazione peraltro non può essere buttava via con leggerezza (la stessa infatti fornisce una vera e propria prova dei pagamenti effettuati o di abilitazioni ottenute ecc.) e deve essere conservata in via prudenziale. Questo però non vuol dire che la documentazione deve essere messa da parte all’infinito per restare ammucchiata in casa a occupare spazio.

È quindi bene conoscere per quanto tempo è indispensabile avere a disposizione la documentazione, ordinata e pronta per essere messa a disposizione delle Pubbliche Amministrazioni o Enti competenti che la richiedono.

Meglio prevenire

Per non trovarsi impreparati in caso di controlli ed essere alla fine costretti a ripagare importi o sanzioni a causa dell’impossibilità di recuperare la relativa documentazione, è bene conservare ordinatamente le carte che ci riguardano e in particolare quelle che provano i nostri rapporti con lo Stato, raggruppandole per categorie.

Ma per quanto tempo bisogna conservarle? Per capirlo occorre prendere in considerazione i termini di prescrizione entro i quali il creditore può richiederne il pagamento.

Se l’obbligato, debitore o contribuente, ha effettivamente già corrisposto il dovuto, per scongiurare pretese ingiuste da parte della controparte deve poter dimostrare di aver già pagato la somma richiesta e lo può fare con facilità con la prova del versamento degli importi (fattura, ricevuta fiscale, scontrino, bonifico bancario, bollettino pagato, quietanza di pagamento ecc.).

Documenti relativi alla casa

Gli atti di acquisto della proprietà vanno conservati per sempre così come i contratti di mutuo (è utile poter dimostrare l’esistenza del contratto anche dopo la conclusione del contratto per pagamento di tutte le rate previste).

La documentazione attestante i pagamenti delle singole rate di mutuo per precauzione va conservata fino a 10 anni dalla scadenza dell’ultima rata di mutuo. In via generale i contratti si prescrivono in 10 anni; tale è dunque il tempo entro il quale gli istituti di credito possono richiedere al contraente le rate di mutuo che asseriscono di non essere state pagate.

Attenzione! La documentazione relativa al pagamento delle rate del mutuo deve essere altresì conservata per fini fiscali (vedi voce dichiarazione dei redditi); a questo fine la documentazione va conservata per minimo 7 anni.

La documentazione attestante il pagamento dei canoni di locazione deve invece essere conservata per minimo 5 anni; tale è il termine di prescrizione del diritto del locatore di richiedere agli inquilini i canoni di locazione e di affitto.

Le bollette delle utenze

È importante conservare e catalogare correttamente la documentazione attestante il pagamento delle varie utenze domestiche. Le bollette telefoniche vanno conservate per 5 anni se afferenti all’utenza fissa e 10 anni se riguardano le utenze di telefonia mobile e internet (gli abbonamenti degli smartphone).

Negli ultimi anni sono invece cambiati i termini di prescrizione delle bollette di luce e gas, e ciò ha inciso sui tempi di conservazione della relativa documentazione. In particolare, a partire dal 2 marzo 2018 le bollette relative alla luce si prescrivono in 2 anni; prima di tale data le stesse si prescrivevano nel maggiore termine di 5 anni. Ciò significa che le fatture relative al pagamento della utenza elettrica devono essere oggi conservate per almeno 2.

Attenzione al canone RAI

Se nella bolletta della luce è compreso il costo del canone Rai è bene conservare il relativo pagamento per un periodo di 10 anni. È questo infatti il termine entro il quale l’Agenzia delle Entrate può richiedere il pagamento del canone.

Bollette del gas e dell’acqua

A partire dal 1° gennaio 2019 le bollette relative al gas si prescrivono in 2 anni; prima di tale data le stesse si prescrivevano nel maggiore termine di 5 anni. Ciò significa che le fatture relative al pagamento della utenza del gas devono essere oggi conservate per almeno 2.

A partire dal 2 gennaio 2020 le bollette relative all’acqua si prescrivono in 2 anni; prima di tale data le stesse si prescrivevano nel maggiore termine di 5 anni. Ciò significa che le fatture relative al pagamento della utenza dell’acqua devono essere conservate per almeno 5 o 2 anni a seconda se sono state corrisposte prima o dopo il 2 gennaio 2020.

Le spese condominiali

Per quanto riguarda le spese condominiali bisogna fare un distinguo: i pagamenti (e le ricevute ottenute dall’Amministratore di Condominio) di spese ordinarie devono essere conservate per almeno 5 anni mentre i pagamenti (e le ricevute) relative alle spese straordinarie devono essere conservate per almeno 10 anni.

TARI e IMU

Il pagamento della tassa sui rifiuti (TARI) e dell’IMU devono essere conservati per i successivi 5 anni; i controlli infatti possono essere effettuati fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si doveva pagare o presentare la dichiarazione.

Ricordiamo che i tributi IMU e TARI si pagano nell’anno in corso e quindi, ad esempio, a giugno 2025 pagheremo l’acconto per il medesimo anno 2025, e che il termine per presentare la dichiarazione IMU scade a oggi al 30 giugno 2026. Pertanto, nel caso in cui i tributi in questione non siano oggetto di comunicazioni, il termine per la loro conservazione è come detto di 5 anni, ma ATTENZIONE: nel caso in cui ricorrano condizioni per cui si renda necessaria la presentazione della dichiarazione IMU, allora il termine di 5 anni decorre dall’anno di presentazione della dichiarazione, ovvero nell’esempio giugno 2026 e quindi 5 anni da questa data. Per precauzione, consigliamo di estendere i 5 anni alla fine del quinto anno, ossia al 31 dicembre del quinto anno successivo alla scadenza. Quindi la ricevuta dell’IMU da pagarsi a giugno 2026 andrà conservata fino al 31 dicembre 2031.

Spese, detrazioni, deduzioni

La documentazione relativa a spese mediche (scontrini, fatture, parcelle, ricevute fiscali ecc.) deve essere conservata per 5 anni in quanto possono essere utilizzate in sede di dichiarazione dei redditi.

Attenzione! Le detrazioni e le deduzioni si possono richiedere unicamente a condizione che l’onere sia sostenuto con versamento bancario o postale o mediante altri sistemi di pagamento “tracciabili” (salvo poche eccezioni). Senza prova del pagamento, dunque, il contribuente avrà difficoltà a poter utilizzare tali spese in sede di dichiarazione.

Di tutto un po’

Il pagamento della singola mensilità dell’assegno di mantenimento in favore del coniuge separato o ex coniuge e nei confronti dei figli va conservato per 5 anni; tali pagamenti del resto possono essere indicati nella dichiarazione dei redditi.

Multe e sanzioni amministrative

Il pagamento delle sanzioni amministrative (si pensi alle multe stradali comminate per infrazioni al Codice della strada) deve essere conservato per 5 anni; tale è il termine di prescrizione della sanzione. Ma se la sanzione viene iscritta a ruolo bisogna prendere in considerazione il termine di prescrizione della cartella di pagamento (vedi prescrizione cartelle di pagamento e relativa guida da pag. 8 su questo stesso numero di «le leggi illustrate»).

Bollo auto

La prova del pagamento del bollo auto deve essere conservata fino a 3 anni dal pagamento; tale è il termine entro cui possono essere effettuati controlli e richiesta di esibire il relativo pagamento.

Documenti relativi alle questioni previdenziali

La documentazione relativa ai contributi previdenziali INPS va conservata per almeno 10 anni. Si consiglia tuttavia di averne sempre traccia.

Le parcelle dei professionisti

I professionisti (avvocati, architetti, medici, dentisti, ingegneri ecc.) possono richiedere il pagamento delle loro prestazioni fino a 3 anni dalla fine del conferimento dell’incarico loro affidato. Tale è il termine di prescrizione cosiddetta presuntiva. La prova del relativo pagamento dunque deve essere conservata per almeno 3 anni. Per prudenza si consiglia

tuttavia di conservare la documentazione per almeno 10 (termine di prescrizione ordinaria e non “presuntiva”).

Attenzione! I pagamenti delle parcelle di medici e dentisti o comunque afferenti a spese che rientrano nella dichiarazione dei redditi devono essere in ogni caso conservati per almeno 5 anni dalla presentazione della dichiarazione (si veda anche la voce “dichiarazione dei redditi”).

Beni in garanzia

Il consumatore che acquista beni che hanno una garanzia da parte del produttore, deve conservare il pagamento del relativo bene in modo da poter esibire tale documento nel caso in cui per malfunzionamenti o altro debba utilizzare la garanzia fornita (scontrino, fattura, ricevuta di pagamento ecc.). Nella maggior parte dei casi il pagamento va conservato per almeno 26 mesi. In caso di una maggior durata della garanzia, o pagamento di una estensione della stessa, il tempo di conservazione del relativo pagamento sarà quello della maggior durata della garanzia.

Attenzione! Se i pagamenti effettuati riguardano prodotti che danno diritto a detrazioni in sede di dichiarazione dei redditi allora la relativa prova andrà conservata per almeno 5 anni.

Documenti relativi alle questioni fiscali

Il termine di conservazione della dichiarazione dei redditi e dei documenti ivi contenuti è di 5 anni. Ciò significa che per la dichiarazione dei redditi presentata nel 2024 sui redditi del 2023 è prudente conservare i documenti fino al 31 dicembre 2029.

Ma ATTENZIONE, nel caso in cui la dichiarazione fiscale presenti oneri deducibili o detrazioni fiscali ripartite per più anni, allora è previsto che la conservazione avvenga per tutto il periodo in cui tale onere o tali detrazioni risultino in dichiarazione.

I contribuenti che usufruiscono dell’agevolazione, come ad esempio bonus ristrutturazione edilizia, eco bonus, superbonus o sisma bonus, e ancora bonus mobili, devono conservare ed esibire, a richiesta degli uffici, la seguente documentazione:

•  la ricevuta del bonifici effettuati;

•  la ricevuta dei pagamenti tracciati;

•  le fatture o le ricevute fiscali relative alle spese effettuate per la realizzazione dei lavori di ristrutturazione e o collegati a qualsivoglia bonus il contribuente abbia adito.

Questi documenti, che devono essere intestati alle persone che fruiscono della detrazione, potrebbero essere richiesti, dagli uffici finanziari che controllano le loro dichiarazioni dei redditi. Inoltre, il contribuente deve essere in possesso di:

•  domanda di accatastamento, se l’immobile non è ancora censito;

•  ricevute di pagamento dell’imposta comunale (IMU), se dovuta;

•  dichiarazione di consenso all’esecuzione dei lavori del possessore dell’immobile, per gli interventi effettuati dal detentore dell’immobile, se diverso dai familiari conviventi;

•  abilitazioni amministrative richieste dalla vigente legislazione edilizia in relazione alla tipologia di lavori da realizzare (concessioni, autorizzazioni, eccetera) o, se la normativa non prevede alcun titolo abilitativo, dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà in cui indicare la data di inizio dei lavori e attestare che gli interventi realizzati rientrano tra quelli agevolabili.

In caso di vendita dell’immobile

Nel caso in cui cambi la proprietà o il possesso, a seguito per esempio di vendita dell’immobile, prima che sia trascorso l’intero periodo per fruire dell’agevolazione, il diritto alla detrazione delle quote non utilizzate è trasferito, salvo diverso accordo delle parti, all’acquirente dell’unità immobiliare (se persona fisica). In sostanza, in caso di vendita e, più in generale, di trasferimento per atto tra vivi, il venditore ha la possibilità di scegliere se continuare a usufruire delle detrazioni non ancora utilizzate o trasferire il diritto all’acquirente (persona fisica) dell’immobile. Tuttavia, in assenza di specifiche indicazioni nell’atto di compravendita, il beneficio viene automaticamente trasferito all’acquirente dell’immobile. Per stabilire chi può fruire della quota di detrazione relativa a un anno, occorre individuare il soggetto che possedeva l’immobile al 31 dicembre di quell’anno.

Il trasferimento di una quota dell’immobile non determina un analogo trasferimento del diritto alla detrazione, che avviene solo in presenza della cessione dell’intero immobile. Se, tuttavia, per effetto della cessione della quota chi acquista diventa proprietario esclusivo dell’immobile, la residua detrazione si trasmette all’acquirente.

In caso di costituzione del diritto di usufrutto, sia a titolo oneroso sia a titolo gratuito, le quote di detrazione non fruite non si trasferiscono all’usufruttuario, ma rimangono al nudo proprietario. Invece, in caso di decesso dell’avente diritto, la detrazione non fruita in tutto o in parte è trasferita, per i rimanenti periodi d’imposta, esclusivamente all’erede o agli eredi che conservano la “detenzione materiale e diretta dell’immobile”.

La condizione della detenzione del bene deve sussistere non soltanto per l’anno di accettazione dell’eredità ma anche per ciascun anno per il quale si vuole fruire delle residue rate di detrazione. Se, per esempio, l’erede che deteneva direttamente l’immobile ereditato, successivamente concede in comodato o in locazione l’immobile stesso, non potrà fruire delle rate di detrazione di competenza degli anni in cui non ha più la detenzione materiale e diretta del bene. Potrà beneficiare delle eventuali rate residue di competenza degli anni successivi al termine del contratto di comodato o di locazione.

In caso di vendita o di donazione da parte dell’erede che ha la detenzione materiale e diretta del bene, le quote residue della detrazione non fruite da questi non si trasferiscono all’acquirente o donatario, neanche quando la vendita o la donazione sono effettuate nello stesso anno di accettazione dell’eredità. La cessazione dello stato di locazione o comodato non fa venir meno il diritto all’agevolazione dell’inquilino o del comodatario che ha eseguito gli interventi, il quale continuerà a fruire della detrazione fino alla conclusione del periodo di godimento.

Anche in questo caso, tenuto conto che l’Agenzia delle Entrate ha la possibilità di richiedere tale documentazione a distanza di 5 anni dalla presentazione della dichiarazione fiscale, si consiglia che tale documentazione sia conservata per un totale di quindici anni tenendo a mente il 31 dicembre del quindicesimo anno successivo alla data di presentazione della dichiarazione fiscale.

Ad Esempio a Giugno 2025 presento la dichiarazione fiscale per l’anno 2024. Se tale dichiarazione presenta una spesa rientrare in uno dei Bonus previsti, con una detrazione prevista in 10 anni, allora tale documentazione dovrà essere conservata fino alla data del 31 Dicembre 2040. Ovvero fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla scadenza dell’agevolazione, tenuto a mente che la presentazione per l’anno di imposta 2024 viene presentata nell’anno 2025.

Il pagamento di cartelle esattoriali

La conservazione dei documenti attestanti il pagamento delle cartelle esattoriali deve essere eseguita per un termine minimo di cinque anni. Si consiglia, nel caso di pagamento di una cartella esattoriale, di verificare sempre che gli Uffici abbiamo riconosciuto e identificato il pagamento. La documentazione attestante tale pagamento dovrà essere conservata per un minimo di cinque anni, ma si consiglia di estendere la durata della conservazione al termine di dieci anni.

Tabella riepilogativa Attenzione!

la tabella riepilogativa che chiude questo articolo offre una indicazione dei tempi minimi di conservazione della varia documentazione. Si consiglia dunque di conservare la documentazione per il periodo minimo indicato. In ogni caso si consiglia altresì di scansionare la documentazione e salvarla digitalmente in modo da poter reperire sempre i documenti ed evitare che gli stessi sbiadiscano con il passare del tempo (si pensi agli scontrini).